کم بودن حافظه و غیرمتمرکز بودن ایمیل ها، دو دلیل برای استفاده از CRM، دلایل خیلی زیادی برای استفاده شما از CRM وجود دارد و مواردی که ذکر می‌شود بر پایه اطلاعات به دست آمده و تجربیات شخصی در گذشته است. ممکن است شما نیز جوانب دیگر آن را بررسی کرده باشید. هدف نهایی ما ارائه یک لیست کامل نیست بلکه می‌خواهیم شما در مورد اهمیت CRM و ارزش‌های CRM فکر کنید و امیدواریم به شما کمک کند تا نقش CRM در کسب و کارتان برایتان محقق شود.
گنجایش حافظه شما کم است
ممکن است شما فکر کنید که می‌توانید همه چیز را به خاطر بسپارید و در ذهنتان ذخیره کنید اما تجربه‌های بسیار ثابت کرده که این اتفاق همیشه آن گونه که انتظار داریم اتفاق نمی‌افتد. ممکن است شما بتوانید 10 یا 20 یا حتی اطلاعات 50 مشتری را در ذهنتان نگه دارید اما زمانی می‌رسد که نمی‌توانید آنها و وظایف و موارد مربوط به آنها را پیگیری نمایید. شما که نمی‌خواهید کسب و کارتان را به اطلاعات ذخیره شده در ذهنتان محدود کنید؟
اگر شما فقط 20 مشتری را با موفقیت در ذهنتان مدیریت می‌کنید باید به شما بگویم که رشد و پیشرفت کسب و کار شما متوقف شده است.با دانستن اهمیت استفاده از CRM در سازمان و استفاده از آن شما می‌توانید هزاران مشتری را مدیریت کنید و اجازه دهید سیستم کامپیوتری وظایف حافظه شما را انجام دهد. از مزیت‌های تکنولوژی استفاده کنید و از آنها در موفقیت کسب و کارتان بهره ببرید.
در این صورت پیشرفت کسب و کار شما تحت تاثیر مغزی که یادش نمی‌ماند سوییچ ماشینتان را کجا گذاشته اید محدود نخواهد شد.
ایمیل‌ها غیر متمرکز هستند
بسیاری از افراد باورند که ایمیل‌ها کامل‌ترین راه حل هستند. این بدین معناست که در ایمیل می‌توانید فیلتر کنید، جست و جو کنید، پست‌های گذشته را بخوانید و ایمیلتان را با دستگاه‌های هوشمندتان سینک کنید. اما مشکل از جایی شروع می‌شود که تعداد ایمیل‌های دریافت شده شما افزایش می‌یابد و مدیریت آنها سخت می‌شود. یافتن ایمیل‌های ارسال شده هم مشکل دیگری است و شما را در رابطه با اینکه به مشتریان مختلف چه چیزی گفته اید دچار مشکل می‌کند.
بزرگ‌ترین مشکل شما زمانی است که یکی از کارمندانتان استعفا می‌دهد و یا اخراج می‌شود. شما هرگز به خاطر نخواهید آورد که تیمتان هر ایمیل را به چند نفر ارسال کرده است. اینجاست که دیگر ایمیل یک راه حل خوب نیست. ممکن است تیم شما کاملا از هم گسیخته شود و ارتباطات شما با مشتریان از بین برود و موجب رنجش خاطر آن ها شود.
یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان تمام اطلاعات مشتریان را در مکان مرکزی قرار می‌دهد تا هم برای به روز رسانی راحت باشد و هم برای دیدن، وقتی که دیگران بروز رسانی انجام می‌دهند. به این ترتیب همه ارتباطات در یک نقطه نگه‌داری می‌شود و گم نمی‌شود.حالا شما می‌توانید همه اطلاعات را ببینید و آنها را با تیم خود به اشتراک بگذارید.
